Der Dokumentations-Stein im Schuh: So befreist du dich und deine Prozesse

Dokumentation im Makleralltag: Warum saubere Prozesse mehr als Pflicht sind

„Am Ende muss ich ja als Makler nachweisen, dass der kein Elementar haben wollte, weil ich als Makler in der Haftung bin, das dokumentiert zu haben.“ Dieser Satz von Alexander Kratschmayr bringt auf den Punkt, worüber viele Vermittler im Alltag lieber hinwegsehen. Dokumentation gilt als lästige Pflicht, ist für viele ein Stein im Schuh. Im aktuellen Power Shot sprechen Alexander Kratschmayr und Jonas Rathjen offen darüber, warum sie an diesem Punkt keine Kompromisse machen und wie digitale Unterstützung den Unterschied ausmacht.

Stein im Schuh oder Wettbewerbsvorteil

Für Jonas Rathjen war die Situation klar: Nach dem Wechsel aus dem Strukturvertrieb fehlten ihm die Prozesse, um Beratung professionell zu dokumentieren. Jeden Text individuell aufzusetzen war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Im Standardfall, so sagt er, landet man bei Produkten, zu denen eigentlich immer ähnliche Hinweise gehören. Genau hier setzt das von ihnen entwickelte Baukastensystem an. Die Basis: Rechtssichere Texte für jede Sparte, kombiniert mit Flexibilität für individuelle Ergänzungen.

Die Lösung entstand nicht über Nacht. In vielen Sitzungen bauten sie ihr System so, dass es dem Beratungsalltag standhält und rechtlich geprüft ist. Ihr Credo: Die Dokumentation muss in wenigen Minuten sitzen. Aufmerksamkeit und Sorgfalt sollen vom einzelnen Vorgang zur Gewohnheit werden. Das hilft nicht nur, Prozesse zu beschleunigen, sondern schützt im Fall der Fälle vor bösen Überraschungen.

Dokumentation schützt – auch vor sich selbst

Alexander Kratschmayr kennt die Praxis seit über 25 Jahren. Die meisten Makler sind überzeugt, dass bei der täglichen Beratung schon nichts passieren wird. Doch Versicherungsvermittlung ist ein Geschäft, in dem Zahlen und Emotionen oft Jahre auseinanderliegen. Streit entsteht manchmal mit Menschen, zu denen es zuvor ein vertrauensvolles Verhältnis gab. Dann ist die eigene Erinnerung wenig wert. Ohne ordentliche Protokolle springt nicht nur die Vermögensschadenhaftpflicht ab, sondern im Zweifel steht die Gewerbeerlaubnis auf dem Spiel.

Die Beispiele sind bekannt: Das Gespräch über die Elementarversicherung oder den Verzicht auf bestimmte Klauseln mag heute klar sein. In fünf Jahren erinnert sich der Kunde daran aber oft nicht mehr oder sieht die Sache plötzlich anders. Wer dann nicht exakt dokumentiert hat, hat im Haftungsfall schlechte Karten. Deshalb gehört für Kratschmayr und Rathjen ein sauberer Prozess zur unternehmerischen Selbstverständlichkeit. Und eine Software, die gezielt durch die Beratung führt, nimmt viele Fehlerquellen frühzeitig raus.

Praxisnah, digital, rechtssicher

Der Nutzen wird an einem einfachen Beispiel deutlich: Ein Beratungsprotokoll muss heute nicht mehr eine Stunde dauern. Die Software, die sie entwickelt haben, fragt die notwendigen Punkte pro Sparte strukturiert ab. Ein paar Klicks, die richtigen Haken und Ergänzungen reichen. Am Ende steht ein Protokoll, das rechtssicher dokumentiert, was besprochen und was abgelehnt wurde. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass jeder Mandant individuell beraten bleibt – ohne, dass der Alltag zwischen Terminen und Nacharbeit aus dem Ruder läuft.

Der eigentliche Lerneffekt: Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern Teil des professionellen Anspruchs im Maklerbüro. Wer saubere Prozesse lebt, schützt sich, seine Kunden und sein Unternehmen gleichermaßen.

Fazit

Wer als Vermittler im Alltag Zeit sparen und rechtlich auf der sicheren Seite stehen will, kommt an guter Dokumentation nicht vorbei. Die Episode zeigt, dass digitale Lösungen wie ein durchdachtes Baukastensystem im Hintergrund laufen können, ohne dass der Kunde das Gefühl der Individualität verliert. Am Ende entscheidet die Haltung, mit der man dieses Thema angeht – und die Bereitschaft, aus dem ungeliebten Stein im Schuh einen echten Vorteil zu machen.

Die ganze Folge hörst du im Makler und Vermittler Podcast.